Administración de la Información Generada por Computadora
La disponibilidad actual de los computadores ha generado todo un incremento y una diversificación de la información, tanto para la sociedad en general, como para los negocios en particular. La administración de la información que se genera por computadora, difiere en diversas formas de aquella que se obtiene manualmente. A menudo, se tiene una mayor cantidad de información si esta se genera utilizando sistemas computacionales; los costos para crear y mantener la información computarizada, son aparentemente mayores; la información que genera la computadora pude llegar a multiplicarse a velocidades impresionantes. Con frecuencia la información que se genera por computadora se trata con menos escepticismo que la obtenida por otros medios. En este capitulo se revisan los principios de diferentes tipos de sistemas de información, los diversos papeles del analista de sistemas y las etapas que constituyen el ciclo de desarrollo de los sistemas.
Conceptos de Diseño y Análisis de Sistemas
Los sistemas de información se desarrollaron con diferentes propósitos, los cuales dependen de las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de datos, los sistemas de información para la administración (MIS, Management Information Systems), y los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS, Decisión Support Systems), diferentes tipos de sistemas de información computarizados que se analizan y diseñan mediante la aplicación de los conceptos y las técnicas del diseño y del análisis de sistemas. En cierto grado, esto también se aplica a los sistemas expertos.
Sistemas de Procesamiento de Datos
Los sistemas de procesamiento de datos son aquellos sistemas de información computarizados que se desarrollaron para procesar grandes volúmenes de información generada en las funciones administrativas, tales como la nomina o el control de inventarios. Los sistemas de procesamientos de datos liberan del tedio y la rutina a las tareas que se realizan manualmente: sin embargo, el elemento humano sigue participando, al llevar a cabo la captura de la información requerida.
Tales sistemas ejecutan periódicamente los programas de manera automática. Una vez preparados, escasamente se requiera tomar decisiones. En términos generales, los sistemas de procesamiento de datos ejecutan las actividades de carácter rutinario de las empresas.
Sistemas Informáticos para la Administración
Los sistemas de información para la administración (MIS) no sustituyen a los sistemas de procesamiento de datos, mas bien todos toman en cuenta a las funciones de procesamiento de datos. Los MIS son sistemas en la relación que surge entre las personas y los computadores. Los MIS requieren para su operación de: las personas, del software (programas de computo) y del hardware (computadores, impresoras, etc.). e Estos sistemas de información para la administración soportan un amplio espectro de tareas de las organizaciones, mas aun que los sistemas de procesamiento de datos, incluyendo el análisis, decisiones y toma de decisiones.
Los usuarios de los sistemas de información para la administración, utilizan una base de datos compartida para tener acceso a la información. Dicha base de datos, almacena, tanto datos como modelos que ayudan al usuario en la interpretación y el uso de la información. Los sistemas de i9nformacion para la administración generan la información que eventualmente se utiliza para la toma de decisiones. Un sistema de información para la administración puede llegar a unificar ciertas funciones informáticas de la empresa, aunque el sistema como tal no exista dentro del negocio como una estructura individual.
Sistemas de Apoyo para Toma de Decisiones
El sistema de apoyo para la toma de decisiones es un tercer tipo de sistema de información computarizada (DSS; Decisión Support Systems). El sistema de apoyo para la toma de decisiones es similar a los sistemas de información tradicionales para la administración, en el sentido de que ambos dependen de una base de datos como fuente de información; pero se distingue del sistema de información para la administración, al hacer énfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. Sin embargo, la decisión en si, depende de la persona responsable de la misma. Los sistemas de apoyo para la toma de decisiones se diseñan con una orientación hacia la persona o el grupo que la utilizara, y no como los sistemas de información tradicionales para la administración.
Sistemas Expertos e Inteligencia Artificial
Puede considerarse a la inteligencia artificial (IA) como el campo principal de los sistemas expertos. La idea central de la inteligencia artificial es llegar a desarrollar maquinas que cuenten con un desempeño inteligente. Dos áreas de investigación de la inteligencia artificial son la comprensión del lenguaje natural y la habilidad para interiorizarse racionalmente en los problemas hasta alcanzar su conclusión lógica. Los sistemas expertos utilizan los enfoques del razonamiento de la inteligencia artificial para resolver aquellos problemas que el sector de los negocios (u otros usuarios) le proponen.
Los sistemas expertos son en si, un tipo muy especial de sistemas de información, que tienen un uso practico en los negocios debido a la reciente y amplia disponibilidad de hardware y de software, como las microcomputadoras y los ambientes de sistemas expertos. Un sistema experto (también llamado basado en el conocimiento ) captura; y en efecto utiliza, el conocimiento de un experto, para la solución de un problema particular de la organización. Percátese de que, a diferencia del sistema de apoyo para la toma de decisiones, que finalmente deja al responsable que tome las decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución al problema o al tipo especifico de problema.
Los elementos básico de un sistema experto son: la base de conocimiento y una maquina de inferencia que liga al usuario con el sistema; procesando sus solicitudes mediante lenguajes como el del PROLOG o el LISP y la interfaz con el usuario. Los llamamos ingenieros del conocimiento captan el conocimiento de los expertos en un área especifica, construyen y sistema computarizado para contener tañes conocimiento y finalmente, lo implantan. Es muy probable que el trabajo futuro de numerosos analistas de sistemas se oriente hacia la construcción e implantación de sistemas expertos.
Este libro utiliza los términos de sistemas de información para la administración, sistemas de información y sistemas de información computarizados de manera intercambiable para denotar a los sistemas de información computarizados que soportan el mas amplio rango de actividades empresariales mediante la información producida.
Necesidad del Análisis y el Diseño de Sistemas
El análisis y el diseño de sistema, tal como lo realizan los analistas de sistemas pretenden estudiar sistemáticamente la operación de ingreso de los datos, el flujo de los mismos y la salida de la información; todo ello dentro del contexto de una empresa en particular. En suma, el análisis y el diseño de sistemas sirve para analizar, diseñar y fomentar mejoras en la operación de la empresa, lo cual puede realizarse mediante el uso de sistemas de información computarizados.
Si un sistema se instala sin una plantación adecuada, es muy probable que no sea satisfactorio y después, quede en el olvido. El análisis y el diseño de sistemas permiten estructurar el costoso esfuerzo de la implantación de los sistemas de información, que de otra manera ocurrirían de manera azarosa. El diseño y el análisis de sistemas se conforman por una serie de procesos, que al ejecutarse sistemáticamente mejoran la operación de un negocio, mediante el uso de los sistemas de información computarizados. Una buena parte del análisis y el diseño de sistemas involucran el trabajo en colaboración con los usuarios actuales o eventuales de sistemas de información.
Tipos de Usuarios de Sistemas
Todo aquel que dentro del contexto de la organización se relaciona con un sistema de información puede definirse como un usuario del sistema. Con forme pasan los años las diferencias entre los usuarios se vuelven cada vez menos precisas. Además, no puede pensarse en categorías de carácter exclusivo.
Las diferencias que mas destacan se encuentran entre los usuarios primarios y secundarios. Los usuarios primarios usan de manera directa en sus tares los resultados que emiten los sistemas de información. Un ejemplo de usuario primario seria el de un gerente que recibe informes de un sistema de información para la administración.
Los usuarios secundarios son los que introducen los datos al sistema de información, pero no utilizan de forma directa los informes que se emiten para el cumplimiento de sus tareas. Al personal que realiza estas actividades se le denomina a menudo “capturista de datos”. Ciertos usuarios requieren capturar datos, y además, obtener resultados del sistema de información. Como un ejemplo de ello tenemos al bibliotecario que captura el numero de credencial del lector(entrada) recibe por parte del sistema la prueba de la inexistencia de multas asociadas al registro del lector (salida), y luego captura el código del libro que se va a prestar( entrada); para que al final, obtenga una nota impresa(salida) que acompañe al libro prestado.
Sin importar la forma en que los usuarios se clasifiquen existe un hecho que el analista de sistemas no debe olvidar. La involucración del futuro usuario del sistema el proyecto es decisivo para lograr el éxito en la aplicación de los sistemas de información empresarial. Lo analistas de sistemas cuyos diverso papeles dentro de la organización, se discutirán mas adelante, constituyen l otro componente que se involucra en el desarrollo de los sistemas de información.
Papeles del Analista de Sistemas
El analista de sistemas audita, de forma sistemática, el funcionamiento de la empresa al examinar las funciones de captura y procesamiento de datos, así como la emisión de resultados, lo cual le permitirá mejorar los procesos a la organización. Al mejorar el soporte que proporcionan los sistemas de información computarizados, se obtienen importantes a veces en las funciones empresariales. Estas definiciones recalcan el uso de enfoques sistemáticos y metódicos para analizar y lograr mejorar las operaciones que ocurren en el contexto particular de la empresa.
Nuestra definición del analista de sistemas, tiene que ser necesariamente muy amplia. El analista requiere tener la habilidad de trata para cualquier tipo de persona, así como también, tener la debida experiencia en el manejo de computadoras. El analista protagoniza numerosos papeles, y en ocasiones, se ve obligado a mantener un equilibrio, al asumir simultáneamente mas de uno. Los tres papeles principales de un analista de sistemas debe cubrir son: el de consultor, el de especialista de apoyo o soporte y el de agente de cambio.
El Analista de Sistemas como Consultor
Por lo regular, el analista de sistemas participa como consultor para la empresa. Esto implica que un analista pueda contratarse para canalizar a la empresa ciertos tópicos de la informática. Esto ofrece una ventaja, en el sentido de que el consultor externo trae consigo perspectivas frescas, que no poseen otros miembros de la organización. Por otra parte, para el analista externo implica una desventaja, pues apenas tiene pleno acceso a la cultura organizacional autentica, que no se ofrece de forma abierta a un externo.
Como consultor externo, deberá conocer e implantar las metodologías que se discuten a lo largo de este libro, que le serán útiles para analizar y diseñar sistemas de información adecuados para cualquier empresa en particular. Mas aun, contará con la ayuda de los usuarios de los sistemas de información, para entender la cultura de la organización desde sus propios puntos de vista
El Analista de Sistemas como Personal de Apoyo
El otro papel que puede protagonizar es el de especialista de apoyo o staff dentro de una empresa, donde de manera regular, trabaje dentro del departamento de sistemas. En esta posición, el analista dispone de una experiencia profesional respecto al hardware y al software y a sus aplicaciones en la empresa. Con frecuencia estas tareas no se asocian a un proyecto ambicioso de sistemas, sino más bien implican decisiones o modificaciones menores que se dan en un departamento individual.
Como especialista de apoyo, no dirigirá un proyecto, solo será un recurso humano de apoyo para quienes lo dirigen. Si es un analista de sistemas contratado por una organización de servicios o de manufactura, muchas de sus actividades diarias se ajustarán a este papel.
El Analista de Sistemas como Agente de Cambio
El papel que mejor se entiende y que le confiere una alta responsabilidad al analista de sistemas, es el de agente de cambio; sin importar si es o no externo a la organización. Como analista, será un agente de cambio cada vez que realice alguna de las actividades del ciclo de desarrollo del sistema del sistema (que se discute en la sección siguiente), las cuales se mantienen presentes en la empresa por un largo periodo (desde dos semanas hasta quizá mas de un año). Un agente de cambio puede definirse como aquella persona que sirve como catalizador para el cambio, que desarrolla un plan para el mismo y que colabora con otros para agilizarlo.
Su presencia dentro de la empresa la modifica. Como analista de sistema debe aceptar lo anterior y utilizarlo como el punto de inicio de su análisis. Esto es por lo que tendrá que relacionarse con los usuarios y con la dirección (si ellos no fueran la única y misma persona), desde el principio del proyecto. Sin su colaboración, será incapaz de entender lo que pasa en la organización, y el cambio real no se llevará a cabo.
Si el cambio (esto es, los beneficios que la empresa obtiene mediante los sistemas de información)parece quedar garantizado después del análisis, el siguiente paso será desarrollar un plan para tal cambio, en colaboración con las personas que se involucrarán en tales cambios. Una vez que se alcance un consenso para el cambio a realizar, se encontrará en constante relación con aquellos que estén participando del cambio. Facilita el cambio al usar su experiencia en el trato humano y en la computación, para llegar a una integración hombre-maquina en el sistema de información.
Como analista de sistemas, al actuar como agente de cambio, apoya una corriente particular de cambio, que involucra el uso de los sistemas de información. Además, transmite a los usuarios el proceso de cambio ya que esta convencido de que tales cambios no ocurren de manera independiente en los sistemas de información, sino mas bien, estos ocasionan cambios a lo largo de las organizaciones.
Cualidades del Analista de Sistemas
De las descripciones precedentes sobre los diferentes papeles que el analista de sistemas tiene que protagonizar, es fácil ver, que el analista de sistemas, con éxito, debe contar con una amplia gama de cualidades. Los analistas de sistemas, son gente de naturaleza muy diversa y seguramente esto, restringe cualquier intento de caracterización; sin embargo hay ciertas características que parecen presentar la mayoría de los analistas de sistemas.
Ante todo, el analista es un solucionador de problemas. El o ella es una persona que ve el análisis de los problemas como un reto y que disfruta encontrando soluciones factibles. Cuando es necesario, el analista tiene que ser capaz de abordar de manera sistemática la situación, mediante la aplicación hábil de herramientas, técnicas y experiencia. El analista también debe ser un buen interlocutor, manteniendo una relación cordial con otra gente, durante largos periodos. El analista de sistemas necesita contar con suficiente experiencia en computación para programar, entender las capacidades de las computadoras, recoger las necesidades de información de los usuarios y llegar a transmitir a los programadores lo necesario.
El analista de sistemas debe ser autodiciplinado y automotivado como individuo. También el analista debe ser capaz de administrar y coordinar innumerables recursos del proyecto, incluyendo a otras personas. El análisis de sistemas exige demasiado, pero se compensa con la naturaleza cambiante de los problemas, así como por el continuo enfrentamiento al reto.
El Ciclo de Desarrollo de los Sistemas
A través de este capitulo, nos hemos referido al enfoque sistemático que el analista aplica en el análisis y el diseño de sistemas informáticos. Una gran parte de este, se encuentra en los que se denominan como el ciclo de desarrollos de los sistema o ciclo de vida de los sistemas (SDLC; Sistemas develoment life cicle). El SDLC es un enfoque por etapas de análisis y diseño, que postula que el desarrollo de los sistemas mejora cuando existe un ciclo específico de actividades del analista y de los usuarios.
Los analistas no están de acuerdo respecto del numero exacto de etapas que conforman el ciclo de desarrollo de los sistemas; sin embargo, por lo general se reconoce la importancia de su enfoque sistemático.
Aquí dividimos el ciclo en siete etapas. Aunque cada etapa se presenta de manera discreta, nunca se lleva acabo como un elemento independiente. En lugar de ello, se realiza al mismo tiempo diversas actividades, que están llegan a repetirse. Por ello es de mayor utilidad que el ciclo de desarrollo de sistemas transcurre en etapas (conectividad en plena acción que luego cesa poco apoco) y no como elementos separados.
